Bajo esta discusión, vamos a construir una conversación sobre los pasos a seguir cuando una empresa unipersonal comience a adoptar un sistema de doble entrada. Los comerciantes únicos son la forma más simple de organización empresarial que se forma.

Por lo tanto, los siguientes pasos son los pasos básicos que debe seguir un comerciante único al avanzar hacia un sistema de doble entrada.

1. Elegir el método contable

Cuando se trata del método contable, existen principalmente dos métodos contables que se pueden adoptar. Son;

La base de efectivo significa que registra cualquier cantidad que recibió y pagó. En términos simples, reconoce un recibo como un ingreso cuando recibe un pago de un cliente y reconoce un pago como un gasto en ese momento y allí realiza un pago a un proveedor.

La base devengada significa que registra en los libros el monto que debe pagar y que debe recibir durante un período en particular. Aquí, independientemente de si realmente lo recibió o no, realmente lo pagó o no, el monto adeudado se reconoce como el ingreso o el gasto para un período en particular.

Por lo tanto, elegir este método de contabilidad es una de las tareas importantes, ya que decide las cantidades que se registrarán.

2. Decidir el método de grabación

En esta fase, debe decidir si va a registrar las transacciones con la mano a medida que ocurren, si va a hacerlo de una manera más profesional mediante la contratación de un contador o utilizando programa de contabilidad.

Este método de registrar las transacciones depende de un comerciante único a otro, ya que los diferentes métodos incluyen diferentes inconvenientes y sus propias ventajas. Si los beneficios de un método en particular exceden el costo de ese método específico, el comerciante único respectivo podría optar por ese método.

Como comerciante único, si va a registrar las transacciones con su mano, entonces tiene un pequeño costo, pero requiere grandes esfuerzos administrativos, ya que necesita más trámites en papel.

Y si va a contratar a un contador, el costo es comparativamente más alto que registrar las transacciones de su mano. Pero la responsabilidad de la contabilidad junto con el mantenimiento de los documentos contables estará a cargo del contable.

El otro método es usar un software que es el método más costoso pero el más fácil de todos. Como comerciante único, si tiene la capacidad, puede optar por este método bajo el cual el software asume la responsabilidad de la tarea de contabilidad.

3. Conservar y mantener todos los documentos de origen.

Una vez que haya terminado de decidir el método de contabilidad y el método de grabación, el siguiente paso es mantener y mantener todos los documentos de origen de manera adecuada para que pueda respaldar todas y cada una de las transacciones que se registrarán en los libros de entradas. Esto debe hacerse de una manera muy adecuada de manera que sea lo suficientemente capaz de respaldar cualquier transacción relacionada con su ocurrencia. El equipo de BeatTheCPA considere esto como uno de los pasos más pesados ​​pero importantes del proceso y sugiera prestarle más atención.

4. Contabilizar las transacciones en el libro mayor y resumir los ingresos y gastos periódicamente.

Ahora, a medida que ocurren las transacciones, debe contabilizar todas y cada una de las transacciones en el libro mayor. Al contabilizar una transacción en el libro mayor, cada transacción tiene dos entradas que se conocen como sistema de contabilidad de doble entrada. Las siguientes son las entradas dobles para diferentes tipos de transacciones comunes.

Las entradas mencionadas anteriormente son las entradas dobles comunes que deben seguirse al contabilizar las transacciones en el libro mayor.

Una vez que las transacciones se contabilizan en el libro mayor, debe resumir sus ingresos y gastos periódicamente. Puede ser diario, semanal o mensual, dependiendo de la frecuencia de las transacciones de la empresa. A mayor frecuencia de las transacciones, mayor frecuencia de resumen.

Por ejemplo, suponga que ha decidido resumir las transacciones diariamente. Luego, al final de cada día, debe resumir sus ingresos y gastos.

5. Crear informes financieros básicos

En aras de informar las transacciones y resumirlas, no dará ninguna idea sobre el desempeño del negocio. Por lo tanto, debe crear informes financieros para poder hacer las predicciones de los rendimientos financieros futuros del negocio. En esta fase, casi ha terminado con la mitad de los trabajos de contabilidad donde solo tiene que crear informes financieros básicos. En contabilidad, existen principalmente 5 tipos de informes financieros.

  • Estado de resultados
  • Estado de situación financiera
  • Estado de flujo de efectivo
  • Estado de cambios en el Patrimonio Neto
  • Documentos de respaldo

Esos son los principales informes financieros que la empresa finalmente debería presentar. Y el resultado de cada informe guía al comerciante único para llegar a las conclusiones de los resultados del negocio. E incluso proporcionar orientación para predecir el rendimiento financiero futuro.

Terminando

Al avanzar hacia un sistema de contabilidad de doble entrada, hay diferentes pasos a seguir y esos pasos se discutieron en detalle en la discusión anterior. En pocas palabras, elegir el método de contabilidad, decidir el método de registro, mantener y mantener los documentos de origen, publicar las transacciones y resumir los ingresos y gastos de manera periódica, preparar los estados financieros son los pasos principales en ese proceso.