Hoy en día, las personas literalmente llaman al mundo como una entidad controlada por el autor intelectual que se llama «La Tecnología». La razón de esto es que todo se simplifica mediante la aplicación de tecnología. Así, no hay espacio para operar ningún tipo de negocio sin la ayuda de la tecnología. Uno de los mejores servicios de tecnología para una empresa es la gestión de datos y almacenamiento. Según Prasad (2018), la gestión de datos y almacenamiento se puede definir como el proceso de mantenimiento de la infraestructura de almacenamiento de las empresas mediante la gestión de la conectividad, la seguridad y la disponibilidad de los dispositivos de almacenamiento. Las últimas tendencias en gestión de datos y almacenamiento son Cloud Computing, Big Data, Data Mining e Internet of Things (IoT).

Las PYME o las pequeñas y medianas empresas son la estructura empresarial más común en el mundo. Según lo explicado por la Comisión Europea (2018), el 99% de las entidades comerciales en Europa son pequeñas y medianas empresas. Este hecho revela que la competencia y el crecimiento de estas empresas son rápidos. Por lo tanto, la buena gestión de datos y almacenamiento es una preocupación clave para la continuidad de su negocio.

¿Por qué las PYME deberían utilizar la gestión del almacenamiento de datos?

Las bases de datos y las redes de almacenamiento pueden ser útiles para una PYME de muchas maneras para aumentar su productividad, eficiencia, marketing y muchos otros procesos comerciales. Por otro lado, estas técnicas pueden ayudar a los propietarios y al liderazgo de las empresas a tomar decisiones inteligentes mediante el uso de herramientas avanzadas de análisis de datos que se basan en la gestión de datos.

La contabilidad o la contabilidad es una parte esencial y un requisito legal importante de las operaciones comerciales. Algunas décadas antes, las empresas usaban solo libros de contabilidad para registrar sus transacciones. Esto requirió mucha participación humana y tuvo que jugar un papel importante para proteger la precisión de los registros. Pero los sistemas de información revolucionaron este mecanismo. QuickBooks introdujo sistemas automatizados de contabilidad computarizada como Sage 50, introdujo una forma de contabilizar digitalmente sin usar papeleo. Hoy en día, el software de contabilidad no necesita instalarse en la PC. La razón de esto es la introducción de aplicaciones de contabilidad en la nube a las empresas como SaaS (Software as a Service). Hay muchas aplicaciones de contabilidad en la nube en Internet y la mayoría de ellas están dirigidas a las PYME. Un ejemplo de este tipo de aplicaciones es la contabilidad Wave, los libros de Zoho, Freshbook, etc. Las pymes pueden usar estas aplicaciones gastando menos de $ 10 por mes y sin ninguna habilidad contable. ACCA (2013) mencionó claramente que la facilidad de uso, el acceso remoto, la reducción de los costos iniciales y la eficiencia son las principales razones para utilizar la plataforma en la nube para la contabilidad. Figura 1 representa las ventajas de usar la contabilidad en la nube como empresa.

Figura 1 (easyaccountax.co.uk, 2017)

El ejemplo anterior es una situación perfecta que revela la influencia de la gestión de datos (sistemas de contabilidad automatizados) y la gestión de almacenamiento (infraestructura basada en la nube) para las PYME. Las principales ventajas de la gestión de datos y almacenamiento para las PYME modernas se pueden clasificar de la siguiente manera.

  • Exactitud: Los cálculos sistemáticos minimizan el error de información.
  • Escalabilidad: La buena gestión del almacenamiento permite que las PYME escalen según lo necesiten.
  • Automatización: El procesamiento de datos puede automatizarse y puede reducir el tiempo para llevar a cabo operaciones comerciales específicas «
  • Fiabilidad: Las copias de seguridad y la sincronización de datos protegen la integridad de la información empresarial.
  • Velocidad: La transmisión rápida de datos y la colaboración con compañeros de trabajo son posibles con el uso del servicio de administración de datos y almacenamiento.

Si bien las PYME tienen muchas ventajas para la gestión de datos y almacenamiento, hay algunos factores que todas las PYME deberían tener en cuenta para llevar a cabo la gestión de datos y almacenamiento. Esos factores serán discutidos en la siguiente sección.

Desafíos para la gestión de datos y almacenamiento

Alton (2018) ha señalado los siete problemas principales en los sistemas de gestión de datos y almacenamiento de la siguiente manera.

  • Elegir infraestructura – Hay muchas maneras de mantener una infraestructura de almacenamiento. Como mantener servidores en la empresa, comprar hosting compartido, comprar hosting dedicado o comprar espacio en la nube. Todas estas opciones son posibles para las pymes, actualmente, la mejor opción de infraestructura de almacenamiento es Cloud Hosting.
  • Costo – Mantener internamente no será la opción de administración de almacenamiento para algunas empresas debido a su costo. Por lo tanto, el costo es un hecho importante para decidir el método de administración de almacenamiento.
  • Seguridad – El mayor problema en la gestión del almacenamiento es la seguridad. Incluso los dispositivos están técnicamente totalmente asegurados, hay mucho espacio para ser víctima de un ataque de ingeniería social como PYME. Una buena protección técnica con políticas de datos sólidas puede superar este problema.
  • Corrupción de almacenamiento – Los dispositivos de almacenamiento pueden ser corruptos y perder datos empresariales como resultado. La copia de seguridad de datos es la mejor solución para gestionar estas situaciones.
  • Escalabilidad – Todas las opciones de administración de almacenamiento no pueden escalarse fácilmente al almacenamiento en la nube. Por lo tanto, las PYME deberían tener una mejor estimación de su uso de datos y futuras necesidades de almacenamiento.
  • Accesibilidad – Tener almacenamiento en línea significa que la organización debe transferir datos entre sus usuarios y el proveedor de almacenamiento a través de Internet. La mala conectividad a Internet y los problemas de costos pueden verse afectados por la accesibilidad de los datos en línea y la gestión del almacenamiento.
  • Compatibilidad – En algunas ocasiones, los archivos de la organización pueden no ser compatibles con los dispositivos de almacenamiento debido a diferentes sistemas operativos y otro uso de software.

Mitigar los desafíos de la gestión de datos y almacenamiento hoy es mucho más fácil con el rápido crecimiento de esta industria como parte esencial de cualquier tipo de negocio en todo el mundo.

Conclusión

La era moderna es el momento en que las pequeñas y medianas empresas no pueden abstenerse de mantener la gestión de datos y almacenamiento como una función comercial central para operar. Este método de gestión basado en TI permite a las PYME ser más eficientes, productivas y seguras. Sin embargo, las pymes deben seguir una buena planificación de datos y almacenamiento y tomar decisiones correctas para evitar las consecuencias que pueden ocurrir como resultado de las amenazas a los datos y el almacenamiento.

Referencias

  • ACCA (2013) Tendencias tecnológicas: su impacto en la profesión contable global. [Online] Disponible en: http://www.accaglobal.com/content/dam/acca/global/PDF-technical/futures/pol-af-ttti.pdf. [Accessed: 5th May 2018].
  • Alton, L. (2018) Los 7 problemas más grandes en el almacenamiento de datos y cómo superarlos. [Online] Disponible en: https://www.smartdatacollective.com/7-biggest-problems-data-storage-overcome. [Accessed: 4th May 2018].
  • Comisión Europea (2018) ¿Qué es una pyme?. [Online] Disponible en: http://ec.europa.eu/growth/smes/business-friendly-environment/sme-definition_en. [Accessed: 4th May 2018].
  • Prasad, P. (2018) Introducción a las tecnologías de almacenamiento y gestión de datos. [Online] Disponible en: https://www.edx.org/course/introduction-data-storage-management-ieeex-storage101x-0. [Accessed: 30th March 2018].